Almacén y productos
En este apartado se encuentran los módulos que permitirán manejar y agrupar los productos que se utilizan en el resto del sistema, así como las utilidades relativas a su almacenamiento y stock.
Es posible trabajar con productos tipo servicio, en cuyo caso no se utilizarán las opciones sobre almacenes movimientos e inventarios de mercancías, ni utilidades similares.
De igual forma es posible trabajar sin crear ningún artículo, simplemente introduciendo (en los apartados de ventas o de compras) descripciones de las ventas de forma manual. Sin embargo no se aprovecharán de igual forma las posibilidades estadísticas y otras herramientas prácticas.
Seleccione el apartado a consultar o, si lo desea, regrese al índice general.
OPCIONES DE «ALMACÉN Y PRODUCTOS»
Familias de productos
Archivo de artículos
Archivo de almacenes
Informes generales
Informe de familias
Informe de artículos
Informe de almacenes
Informe de stocks
Informe de artículos bajo mínimos
Informe de unidades pendientes de servir/recibir
Histórico de movimientos de un artículo
Regularización de inventarios
Traspasos entre almacenes
Familias de productos (categorías)
El archivo de familias de productos permite añadir, modificar, buscar y eliminar información relativa a las diversas categorías (familias) en las que se agruparán sus productos. Estas agrupaciones (por ejemplo, familia tornillería, familia fontanería) serán útiles a la hora de manejar los artículos con posterioridad, al inventarias, localizar o analizar información estadísticas.
El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
El título de cada casilla indica qué información hay que reflejar.
Estos campos requieren una explicación expresa:
- Comisión: Si el artículo no tiene ninguna comisión reflejada, se aplicará la de su familia. Si este campo se deja en blanco, se aplicará la del cliente y si esta estuviera también en blanco se aplicará la del comercial.
- Incremento PVP. Es util en los recálculos automáticos de precios, asignando para todos los artículos de esta familia un incremento sobre el precio de compra.
- Dto. ventas: Es util en los recálculos automáticos de precios, asignando para todos los artículos de esta familia un descuento en la compra sobre el precio de venta. Últil al recibir facturas de proveedores.
Archivo de artículos
El archivo de artículos permite añadir, modificar, buscar y eliminar información relativa a los artículos de su empresa.
El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
Los artículos pueden referirse a productos tangibles (y contables) o también a productos virtuales o servicios. En este último caso no tendrán utilidad los apartados de gestión de almacén, inventarios, etc.
También puede no trabajar con artículos codificados, introduciendo descripciones y precios de forma manual cuando haga sus documentos de compra o de venta.
La información está agrupada en varias pestañas entre las cuales es posible desplazarse haciendo click en los títulos correspondientes («General», «datos comerciales»….).
El título de cada campo indica qué información contiene.
Los siguientes campos requieren alguna explicación personalizada:
- Precios: Pueden expresarse por unidades o por centenas o millares. En estos casos, se aplicarán reglas proporcionales para calcular el precio en los pedidos, albaranes o facturas.
- Stock: El campo stock es calculado y no puede modificarse.
- Comisión: Si especifica una comisión, será la que se aplique para todas las ventas. Si no se aplicará por este orden la de la familia, la del cliente y por último la del vendedor.
- Precio medio de la última compra y último precio medio de compra: En el segundo caso se están repercutiendo los costes al pie del documento, tales como portes u otros conceptos.
- Descuento comercial y margen comercial: El descuento comercial es el % de descuento que se aplica sobre el PVP y que da lugar al precio de compra. El margen comercial es el % de incremento sobre el precio de compra y que da lugar al PVP.
- Stock: Es posible elegir que gestione un solo stock («Si») o dos stocks (por ejemplo unidades y kilos, según una configuración avanzada del stock) o que no gestione stock de este artículo. En caso de haber varios almacenes se podrá determinar el stock mínimo para cada almacén. En caso de dos stocks serán útiles los campos de relación entre unidades y kilos, tanto netos como brutos.
- La fecha de baja permite que un artículo deje de estar disponible para la venta o la compra.
- Descripción extendida: Permite una descripción amplia y enriquecida. Puede ser util para futuras exportaciones a documentos avanzados o tiendas web.
- Códigos: Se permiten hasta 10 códigos sinónimos del mismo artículo, tanto para ventas como para compras. El artículo será localizable por cualquiera de los códigos.
- Foto/web: Para subir una foto, cárgela en la galería de fotos de su Ambar Cloud.
- Observaciones de venta y de compra: Permiten crear avisos que se mostrarán cuando se utilice el artículo en una operación de venta (pedido, albarán o factura) o de compra (pedido, albarán o factura).
Archivo de almacenes
El archivo de almacenes permite añadir, modificar, buscar y eliminar información sobre los almacenes que desea gestionar.
El funcionamiento de esta opción es del tipo «archivo de datos». Puede ver más sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
Es posible definirse un número ilimitado de almacenes para cada empresa y se gestionará el stock de los productos en cada uno de ellos de forma diferenciada.
Igualmente es posible trabajar sin utilizar los almacenes.
Informes generales
Los informes generales del apartado de «almacén y productos» son los siguientes:
- Informe de familias
- Informe de artículos
- Informe de almacenes
- Informe de listas de precios
Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes básicos, puede consultarlo haciendo click aquí.
Tenga en cuenta:
- Puede haber varios formatos de un mismo informe lo que significa diferentes presentaciones de datos.
- Puede que el informe incluya filtros avanzados, lo que permite añadir nuevos filtros y condiciones a sus informes. Si están disponibles en un informe lo verá haciendo click en la rueda dentada azul arriba a la derecha del informe.
Informe de stocks
El informe de stocks le permite obtener una lista detallada por artículo y agrupado por diversos criterios, de la cantidad de cada producto en cada uno de los almacenes.
Su funcionamiento es del tipo «informes generales» y puede obtener más información sobre cómo funciona este apartado haciendo click aquí.
Informe de artículos bajo mínimos
El informe de artículos bajo mínimos le permite obtener una lista detallada por artículo y ordenada por diversos criterios, de los productos que tienen un stock inferior al definido por cada uno de ellos en cada almacén. Esa definición de stock mínimo se efectúa en la ficha de cada artículo en el apartado «Stocks». .
Su funcionamiento es del tipo «informes generales» y puede obtener más información sobre cómo funciona este apartado haciendo click aquí.
Informe de unidades pendientes de servir/recibir (flujo de stocks)
El informe de flujo de stocks le permite obtener una lista detallada por artículo y ordenado por diversos criterios, del stock previsible para determinada. Para ello se tendrá en cuenta el stock actual, y los pedidos efectuados a proveedores y recibidos de los clientes.
Con los diversos márgenes se podrá elegir qué pedidos se tienen en cuenta y cuáles no (de clientes, de proveedores o ambos, las series, etc.)
Su funcionamiento es del tipo «informes generales» y puede obtener más información sobre cómo funciona este apartado haciendo click aquí.
Histórico de movimientos de un artículo
El informe de histórico de movimientos de un artículo le permite obtener un detalle de los movimientos de cada artículo, y que dan como resultado el stock actual.
De ese modo, se tomará el stock inicial del periodo que Vd. seleccione y se sumarán y restarán (detallando los documentos que dan lugar a ello) las entradas y salidas de stock debido a ventas, compras, movimientos entre almacenes o regularizaciones de inventarios.
Con los diversos márgenes se podrá elegir qué productos y documentos incluir y cuáles no. Debe tener en cuenta que el stock resultante del informe sólo será correcto si incluye todos los movimientos posibles.
Su funcionamiento es del tipo «informes generales» y puede obtener más información sobre cómo funciona este apartado haciendo click aquí.
Regularización de inventarios
La regularización de inventario le permite ajustar el stock de un producto en determinado almacén a una cantidad.
Este apartado puede ser util tanto para el caso de inicializar el stock cuando Vd. comienza a trabajar con el programa como para corregir desviaciones entre el stock real en su almacén y el que refleja el programa.
De ese modo, si por cualquier circunstancia (mermas, pérdidas, errores humanos) la cantidad de stock que Ambar Cloud tiene registrada para un artículo en un almacén no es la real, esta puede ser ajustada en este apartado.
Para ello debe seleccionar en primer lugar el producto y almacén a regularizar. Se le mostrará la cantidad de stock actual.
El siguiente paso es seleccionar la fecha a la que Vd. desea hacer la regularización. Si por ejemplo hace unos días Vd. efectuó un conteo de ese almacén, y quiere registrarlo, pero no ha podido efectuarlo hasta ahora, podrá hacerlo sin más que indicar la fecha de regularización deseada. Se le mostrará el stock que había en Ambar Cloud en dicha fecha. A continuación se le pedirá que indique el stock que había en dicha fecha y se le mostrará cómo queda el stock a fecha actual tras la regularización efectuada.
Para todo ello, Ambar Cloud descontará y contará las entradas y salidas llevadas a cabo entre la fecha de la regularización y la actual.
Las regularizaciones se consideran siempre hechas a primera hora del día. Es decir, la regularización será el primer movimiento del día y después se tomarán las entradas y salidas.
Tras introducir los datos anteriores y si lo desea unas observaciones, pulse el botón «regularizar artículo» para que se lleve a cabo la misma.
Las regularizaciones quedan reflejadas como movimientos entre almacenes desde el almacén virtual de regularizaciones (el 99) y los demás por lo que pueden ser modificadas para corregirlas, o incluso borradas.
Traspasos entre almacenes
El apartado de «traspasos entre almacenes» permiten registrar movimientos de stock de productos entre olos diversos almacenes.
Además, tiene reflejado algunos movimientos generados de forma automática por Ambar Cloud entre almacenes virtuales, como por ejemplo el almacén de inventario, que se utiliza para las regularizaciones de stock.
Este apartado es del tipo «manejo de fichas con líneas» por lo que puede ver detalles sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
Un detalle a considerar es el botón «Usar lector de código de barras». Este botón facilita la introducción de datos cuando se emplea un lector de código de barras, pues pasa de línea de forma automática sin necesidad de pulsar ningún botón y estableciendo la cantidad a «1».