En el apartado de «Compras» se incluyen las opciones para registrar las operaciones de compra y pagos. Desde el pedido al proveedor o los albaranes de recepción de mercancía a las facturas de compra y su gestión de pagos, así como informes relacionados con los apartados anteriores..
Ambar Cloud puede gestionar todo el flujo de pedidos albaranes y facturas, pero no es requisito hacer los albaranes para poder refistrar facturas, ni hacer pedidos para poder crear albaranes de recepción de mercancía.
Seleccione el apartado a consultar o, si lo desea, regrese al índice general.
OPCIONES DE «COMPRAS»
Pedidos a proveedores
Albaranes de compra
Facturas de compra
Procesos de facturación
Facturación de pedidos de compra
Facturación de albaranes de compra
Gestión de pagos
Informes
Informe de pedidos de compra
Informe de albaranes de compra
Informe de facturas de compra
Histórico de pagos a proveedores
Pedidos a proveedores
Ambar Cloud le permite aquí reflejar los pedidos que efectúa a sus proveedores.
Posteriormente podrá servirlos en albaranes, ya sea por pedidos completos, por partes de un pedido o incluso parcialmente una línea de un pedido. En todo momento Ambar Cloud sabrá que pedidos tiene pendientes de recibir y cuáles ha recibido.
Este apartado es del tipo «manejo de fichas con líneas» por lo que puede ver detalles sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
A continuación le hacemos mención a los aspectos particulares de esta opción.
Series de documentos: Ambar-Cloud puee manejar diversas series de documentos, cada una identificada con una letra. Cada una tiene su propio contador correlativo el cual puede establecer en el apartado «Contadores», dentro de «archivos generales».
Aunque solicita el código del proveedor, puede dejar en blanco el mismo, e introducir todos sus datos desde la pestaña de datos del proveedor.
Arriba a la derecha se muestran tres botones y tres posibles estados del pedido.
Los tres estados (pagado, servido y facturado) reflejan dichas circunstancias:
Si el pedido está completamente servido se mostrará visada la opción de «servido». Cuando el pedido está parcialmente servido esta opción no estará marcada.
Igualmente si el pedido está pagado completamente aparecerá visada su opción. La interpretación correcta es que si el pedido tiene pagos pendientes no aparecerá marcada esta opción. De esa forma en caso de que el pedido esté facturado, o completamente servido, será en los documentos siguientes (albarán o factura) donde se debe hacer el seguimiento económico y por tanto, un pedido completamente servido no estará pendiente de pago. Podrá estar pendiente de pago el albarán o albaranes, pero (ya) no el pedido.
De la misma forma, un pedido que se ha convertido en factura, estará marcado como facturado.
Respecto a los botones, tienen el siguiente funcionamiento:
Seguimiento de pago
El seguimiento de pago mostrará un resumen económico del pedido, y el detalle de los pagos sobre él, ya sea pagos económicos (en tesorería por tanto: caja o bancos, o documentos ya sean negociables o no) o pagos de transferencia de deuda como el caso de los albaranes de entrega correspondientes a un pedido.
Imprimir documento
En esta opción se muestra la información general del documento y se solicita confirmación del formato. En ocasiones puede haber varios formatos de documentos (por ejemplo, albaranes valorados, o sin valorar, facturas en diversos idiomas, etc…) y es aquí donde se puede cambiar el formato del documento.
Pagar
Aquí se pueden reflejar pagos del documento seleccionado.
Se muestra el importe total del documento y el importe pendiente, y se solicita:
La fecha de pago (por defecto será la del día en curso).
El banco en el que se va a reflejar el pago. Puede ser cualquiera de los creados en el apartado de «bancos». Si la forma de pago implicara efectos (documentos de pago tales como talones, pagarés, recibos SEPA, letras, etc…) el banco se utilizará como banco por defecto para la domiciliación de los documentos.
Forma de pago: Cualquiera de las creadas en el apartado de «formas de pago». Propondrá la que tenga el proveedor como forma de pago por defecto en su ficha.
A continuación se refleja el importe a pagar (por defecto será el total pendiente) y en caso de conllevar efectos (porque no es de contado el 100% de la forma de pago) se podrán indicar los diversos vencimientos.
Finalización del pedido
Al grabar el documento, propondrá al usuario si desea imprimir el documento, y si desea anotar algún cobro sobre el mismo.
Albaranes de compra
Ambar Cloud le permite en esta opción crear los albaranes de compra de la mercancía que recibe.
Posteriormente podrá registrar la factura que reciba. En todo momento Ambar-Cloud sabrá que albaranes tiene pendientes de que lke facturen sus proveedores y cuáles ha facturado.
Podrá, mediante los albaranes, servir pedidos, total o parcialmente, o crear albaranes directamente, sin pedidos previos.
Este apartado es del tipo «manejo de fichas con líneas» por lo que puede ver detalles sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
A continuación le hacemos mención a los aspectos particulares de esta opción.
Series de documentos: Ambar Cloud puede manejar diversas series de documentos, cada una identificada con una letra y cada una con su propio contador correlativo el cual puede establecerse en el apartado «Contadores», dentro de «archivos generales».
Aunque solicita el código del proveedor, puede dejar en blanco el mismo, e introducir todos sus datos desde la pestaña de datos del proveedor.
En caso de que se estén sirviendo productos de algún pedido, el precio será el que había reflejado en el pedido.
Arriba a la derecha se muestran cuatro botones y dos posibles estados del albarán.
Los estados (pagado y facturado) reflejan dichas circunstancias:
Si el albarán está pagado completamente aparecerá visada su opción. La interpretación correcta es que si tiene pagos pendientes no aparecerá marcada esta opción. De esa forma en caso de que el albarán esté facturado será en la factura donde se debe hacer el seguimiento de pagos y por tanto un albarán facturado no estará pendiente de pago. Podrá estar pendiente de pago la factura en la que se refleja, pero (ya) no el albarán.
De la misma forma, un albarán que se ha incluido en una factura estará marcado como facturado.
Respecto a los botones, tienen el siguiente funcionamiento:
Seguimiento de pago
El seguimiento de pago mostrará un resumen económico del albarán y el detalle de los pagos sobre él, ya sea pagos económicos (en tesorería por tanto: caja o bancos, o documentos ya sean negociables o no) o pagos de transferencia de deuda como el caso de la factura en la que se incluyó el albarán.
Imprimir documento
En esta opción se muestra la información general del documento y se solicita confirmación del formato. En ocasiones puede haber varios formatos de documentos (por ejemplo, albaranes valorados, o sin valorar, facturas en diversos idiomas, etc…) y es aquí donde se puede cambiar el formato del documento.
Pagar
Aquí se pueden reflejar pagos del documento seleccionado.
Se muestra el importe total del documento y el importe pendiente, y se solicita:
La fecha de pago (por defecto será la del día en curso).
El banco en el que se va a reflejar el pago. Puede ser cualquiera de los creados en el apartado de «bancos». Si la forma de pago implicara efectos (documentos de pago tales como talones, pagarés, recibos SEPA, letras, etc…) el banco se utilizará como banco por defecto para la domiciliación de los documentos.
Forma de pago: Cualquiera de las creadas en el apartado de «formas de pago». Propondrá la que tenga el proveedor como forma de pago por defecto en su ficha.
A continuación se refleja el importe a pagar (por defecto será el total pendiente) y en caso de conllevar efectos (porque no es de contado el 100% de la forma de pago) se podrán indicar los diversos vencimientos.
Cargar pedido
El botón «cargar pedido» permite traer desde pedidos pendientes de servir, los productos que se están sirviendo.
De ese modo, al pulsar el botón, se mostrará una ventana con la lista de productos pendientes de servir de ese proveedor.
De cada uno se muestra (Ordenado por antiguedad de pedido) el producto, el pedido, la cantidad pedida, la cantidad servida y la cantidad pendiente.
En caso de seleccionar una línea, esta se llevará al pedido con el precio con el que se pidió (el que aparece reflejado en el pedido) y la cantidad pendiente de servir. Antes solicitará si se desea llevar al pedido todo lo pendiente de ese pedido. En caso de responder afirmativamente, todas las líneas de producto pendientes de servir se precargarán en el albarán.
Los artículos (ya sean precargados línea a línea, o resultado de haber traido todo lo pendiente del pedido) únicamente están precargados por la cantidad total pendiente de servir, pero esa cantidad puede modificarse de forma que si finalmente el albarán se graba por una cantidad inferior a la pedida, el resto continuará aún pendiente de servirse. Si por el contrario se graba con una cantidad mayor, el pedido quedará completamente servido.
Las líneas que ya se han incluido en el albarán en curso aparecerán en esta ventana de productos pendientes de servir en color rojo.
Finalización del albarán
Al grabar el documento, propondrá al usuario si desea anotar algún cobro sobre el mismo, procediendo igual que si hubiéramos pulsado el respectivo botón de impresión de documento.
Facturas de compra
En este apartado Ambar Cloud le permite confeccionar facturas de compra, o editar las creadas de forma automática en otros apartados del programa.
Las facturas se han podido generar, por tanto, tanto de forma manual desde esta misma opción, como de forma automática en cualquiera de las opciones de facturación de pedidos o de facturación de albaranes.
Este apartado es del tipo «manejo de fichas con líneas» por lo que puede ver detalles sobre su funcionamiento haciendo click aquí.
A continuación le hacemos mención a los aspectos particulares de esta opción.
Series de documentos: Ambar-Cloud puede manejar diversas series de documentos, cada una identificada con una letra y cada una con su propio contador correlativo el cual puede establecerse en el apartado «Contadores», dentro de «archivos generales».
Las series de documentos están vinculadas entre cada tipo de documento, de forma que los pedidos de una serie generarán albaranes de esa misma serie y serán facturados creando facturas de esa misma serie.
Aunque solicita el código del proveedor, puede dejar en blanco el mismo e introducir todos sus datos desde la pestaña de datos del proveedor
Se puede reflejar la fecha de recepción de la factura en el apartado «fecha de recepción» y la fecha de emisión en el campo fecha. Igualmente en el apartado «Nº de factura» debería reflejarse el código que su proveedor le ha asignado a la factura.
Arriba a la derecha se muestran tres botones y un posible estado de la factura.
Si la factura está pagada completamente aparecerá visada su opción. La interpretación correcta es que si tiene pagos pendientes no aparecerá marcada esta opción. De esa forma en caso de que la factura esté pagada con otros documentos (recibos por ejemplo) no estará pendiente de pago, aunque los recibos o letras sí lo estén. Podrán estar pendientes de pago los documentos en los que se pagó la factura, pero (ya) no la factura en sí.
Respecto a los botones, tienen el siguiente funcionamiento:
Seguimiento de pago
El seguimiento de pago mostrará un resumen económico de la factura y el detalle de los pagos sobre ella, ya sea pagos económicos (en tesorería por tanto: caja o bancos) o pago con otros documentos ya sean negociables o no (como por ejemplo en talones, pagarés o recibos).
Pagar
Aquí se pueden reflejar pagos del documento seleccionado.
Se muestra el importe total del documento y el importe pendiente, y se solicita:
La fecha de pago (por defecto será la del día en curso).
El banco en el que se va a reflejar el pago. Puede ser cualquiera de los creados en el apartado de «bancos». Si la forma de pago implicara efectos (documentos de pago tales como talones, pagarés, recibos SEPA, letras, etc…) el banco se utilizará como banco por defecto para la domiciliación de los documentos.
Forma de pago: Cualquiera de las creadas en el apartado de «formas de pago». Propondrá la que tenga el proveedor como forma de pago por defecto en su ficha.
A continuación se refleja el importe a pagar (por defecto será el total pendiente) y en caso de conllevar efectos (porque no es de contado el 100% de la forma de pago) se podrán indicar los diversos vencimientos.
Finalización de la factura
Al grabar la factura, propondrá al usuario si desea anotar algún pago sobre ella procediendo igual que si hubiéramos pulsado el botón de pago de factura.
Procesos de facturación
Los procesos de facturación permiten generar facturas de forma automática, a partir de los pedidos o albaranes que tiene registrados y de ese modo puede comprobar la facturación que su proveedor le ha efectuado.
Todas las facturas generadas mediante estos procesos quedan archivadas en el archivo de facturas y pueden ser consultadas y editadas desde la opción de «facturas».
En los siguientes apartados se explica cada una de las posibilidades.
Facturación de pedidos de compra
En este apartado se pueden generar facturas a partir de pedidos, permitiendo elegir uno a uno qué pedidos se desean facturar.
En primer lugar se solicita el proveedor y serie de la factura a generar (se puede además asignar ya un número a la factura a generar).
A la izquierda se mostrarán los pedidos de ese proveedor que están pendientes de facturar, y haciando click en las flechas a la derecha se pueden ir incluyendo o quitando de la parte derecha (donde se reflejan los pedidos que van a formar parte de la factura a generar) los pedidos a incluir. También se pueden añadir todos o quitar todos.
Los subtotales inferiores son los que resultarán del proceso de facturación el cual comenzará si se pulsa el botón «facturar».
Facturación de albaranes de compra
La facturación de los albaranes de compra funciona igual que la opción de facturación de pedidos de compra. De igual forma, genera una factura con el contenido de los documentos (en este caso los albaranes) que se hayan seleccionado de la lista de albaranes pendientes de facturar, sin más que llevarlos a la parte derecha de la pantalla.
Gestión de pagos
La gestión de pagos permite dar por pagados los documentos que se desee. Los documentos a pagar pueden ser pedidos, albaranes, facturas o efectos. Además de anotar en el documento la cantidad pagada (que puede ser el total del documento o solo una parte) genera los apuntes en el banco, o el nuevo documento de cobro (en caso de que por ejemplo se haya pagado una factura con 3 recibos bancarios).
Para ello se seleccionarán en el panel de la izquierda qué documentos se desea ver (los de un proveedor, o de un margen de fechas, o sólo los albaranes, o las facturas…).
Pulsando «cargar» se muestra la lista de documentos pendientes de cobro. Para efectuar el pago de cualquiera de ellos basta con pulsar el botón «cobrar» que hay a la derecha de cada documento.
Al pulsar ese botón, se mostrará la misma ventana de pago que en las demás opciones de compras.
Pagar
Aquí se pueden reflejar pagos del documento seleccionado.
Se muestra el importe total del documento y el importe pendiente, y se solicita:
La fecha de pago (por defecto será la del día en curso).
El banco en el que se va a reflejar el pago. Puede ser cualquiera de los creados en el apartado de «bancos». Si la forma de pago implicara efectos (documentos de pago tales como talones, pagarés, recibos SEPA, letras, etc…) el banco se utilizará como banco por defecto para la domiciliación de los documentos.
Forma de pago: Cualquiera de las creadas en el apartado de «formas de pago». Propondrá la que tenga el proveedor como forma de pago por defecto en su ficha.
A continuación se refleja el importe a pagar (por defecto será el total pendiente) y en caso de conllevar efectos (porque no es de contado el 100% de la forma de pago) se podrán indicar los diversos vencimientos.
Informes
Los informes del apartado de «Compras» son los siguientes:
- Informe de pedidos de compra
- Informe de albaranes de compra
- Informe de facturas de compra
- Histórico de pagos por proveedor
Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes básicos, puede consultarlo haciendo click aquí.
Tenga en cuenta:
- Puede haber varios formatos de un mismo informe lo que significa diferentes presentaciones de datos.
- Puede que el informe incluya filtros avanzados, lo que permite añadir nuevos filtros y condiciones a sus informes. Si están disponibles en un informe lo verá haciendo click en la rueda dentada azul arriba a la derecha del informe.
Informe de pedidos de compra
Permite obtener informes resumidos de los pedidos de compra de los proveedores.
Informe de albaranes de compra
Permite obtener informes resumidos de los albaranes de compra de los proveedores.
Informe de facturas de compra
Permite obtener informes resumidos de las facturas de los proveedores.
Histórico de pagos a proveedores
Permite obtener un informe con los pagos que se han efectuado en un determinado periodo de tiempo, agrupados y totalizados por proveedor.
Sólo tiene en cuenta los pagos efectivos, es decir, los que suponen ingresos en caja o bancos. Los pagos que generan otros documentos a su vez pendientes de pago (por ejemplo, recibos o pagarés) no aparecen en este informe.
Si se ha producido alguna devolución de importe, aparecerá reflejada en negativo.