Utilidades
En este grupo de opciones están los apartados para la creación y mantenimiento de archivos que contienen datos que serán utilizados en el resto del programa, tales como los clientes, proveedores, comerciales, etc así como algunos informes sobre dichos archivos.
Seleccione el apartado a consultar o, si lo desea, regrese al índice general.
OPCIONES DEL APARTADO DE «UTILIDADES»
Borrado de documentos en lotes
Borrado rápido de pedidos de venta
Borrado rápido de albaranes de venta
Borrado rápido de facturas de venta
Borrado rápido de pedidos de compra
Borrado rápido de albaranes de compra
Borrado rápido de facturas de compra
Borrado rápido de artículos
Impresión de documentos en lotes
Impresión de pedidos de venta
Impresión de albaranes de venta
Impresión de facturas de venta
Impresión de pedidos de compra
Impresión de albaranes de compra
Impresión de facturas de compra
Recálculos y cambios de código
Recálculo de stock de artículos
Cambio de códigos de clientes
Cambio de códigos de proveedores
Cambio de código de artículo
Cambio de código de familia/categoría
Cambio de códigos de artículos en bloque
Utilidades contables y fiscales
Libro de registro de facturas emitidas
Libro de registro de facturas recibidas
Operaciones de más de 3.005,06€
Fecha de auditoría
Cambio Clave de usuario
Mantenimiento de usuarios
Borrado de documentos en lotes
Las utilidades de borrado por lotes sirven para poder eliminar documentos de una sola vez, conforme a determinados criterios.
Esto tiene especial interés en procesos que se efectúan de forma automática (por ejemplo una facturación mensual de albaranes) pero también puede ser util para borrar de una vez muchos documentos de forma más cómoda que yendo uno a uno a eliminarlos en su ficha.
Siempre se solicita un rango de documentos (por fecha o por cliente/proveedor, etc.) y al pulsar el botón «Listar» se muestra debajo el resultado de la selección. Es decir, los documentos que se borrarán cuando se confirme con el botón «Borrar».
Si no es correcto, puede seleccionar un nuevo rango de documentos y pulsar de nuevo el botón «Listar».
Cuando lo desee, al pulsar el botón «Borrar», se eliminarán los documentos seleccionados.
Las opciones de «Borrado rápido» funcionan todas de forma similar y son las siguientes:
- Borrado rápido de pedidos de venta
- Borrado rápido de albaranes de venta
- Borrado rápido de facturas de venta
- Borrado rápido de pedidos de compra
- Borrado rápido de albaranes de compra
- Borrado rápido de facturas de compra
- Borrado rápido de artículos
Debe tenerse en cuenta que para los documentos de pedidos, albaranes y facturas, tanto de compra como de ventas, si el documento tiene pagos y estos pagos son por caja o banco, se elimina tanto el documento como el pago (o cobro). Pero en caso de haber generado otros documentos de cobro o pago (efectos) no se elimina nada de ese pedido/albarán/factura. En ese caso debería borrar manualmente el efecto o efectos antes de intentar eliminar el documento que lo originó.
Impresión de documentos en lotes
Las utilidades de impresión de documentos por lotes sirven para poder imprimir documentos de una sola vez, conforme a determinados criterios.
Esto tiene especial interés en procesos que se efectúan de forma automática (por ejemplo una facturación mensual de albaranes) pero también puede ser util para imprimir para archivo u otra necesidad muchos documentos de una vez de forma más cómoda que yendo uno a uno a imprimirlos en su ficha.
Se solicitará el formato del documento, la ordenación y los rangos de la selección (clientes, fechas, números, etc). Pulsando «imprimir» se generará la impresión.
Las opciones de «impresión por lotes» funcionan todas conforme a este esquema, y son las siguientes:
- Impresión de pedidos de venta
- Impresión de albaranes de venta
- Impresión de facturas de venta
- Impresión de pedidos de compra
- Impresión de albaranes de compra
- Impresión de facturas de compra
Recálculos y cambios de código
Las utilidades de recálculo y cambios de código agrupan utilidades que pueden ser muy útiles para la corrección de la información de Ambar Cloud.
Recálculo de stock de artículos
En ocasiones, por causas diversas de tipo accidental, puede que el stock de un producto no sea correcto, no coincidiendo con el que se deduce del «histórico de movimientos de un artículo». En ese caso es necesario corregirlo con esta opción.
Para ello se solicita el o los artículos a recalcular y el almacén.
Tras pulsar el botón «Recalcular stocks», Ambar Cloud recorrerá todas las compras, ventas, traspasos de almacén y recuentos de stock para conocer el stock correcto de cada artículo del rango seleccionado y ajustarlo en su ficha.
Cambio de códigos
Las herramientas de cambios de código permtien modificar el código de algún dato de Ambar Cloud, manteniendo la coherencia en toda la estructura.
De ese modo, si por ejemplo cambia el código de un cliente a otro código, Ambar Cloud no solo cambiará el código en su ficha sino que pondrá el nuevo código en todos los albaranes, facturas, pedidos, cobros y movimientos bancarios, efectos…
Las opciones de este apartado funcionan todas de la forma indicada y son las siguientes:
- Cambio de códigos de clientes
- Cambio de códigos de proveedores
- Cambio de código de artículo
- Cambio de código de familia/categoría
Cambio de códigos de artículos en bloque
Esta opción permite modificar los códigos de un grupo de artículos de forma más cómoda, trabajando sobre una lista.
Tras indicar el rango de artículos sobre el que desee trabajar, al pulsar «Cargar registros» se mostrarán en la parte inferior los artículos pertenecientes a esa selección.
Podrá desplazarse sobre las líneas y en el apartado inferior, en la casilla «Nuevo código» indicar el nuevo código que desea asignar a aquellos artículos que quiere cambiar. Si deja en blanco ese valor, no se cambiará el código original.
Cuando haya finalizado de indicar los códigos que desea modificar, pulsando el botón «Cambiar códigos» se iniciará el proceso de cambio.
En dicho proceso se procede como en la opción de cambios de código de artículo, de forma que no solo se modifica el código del artículo en la ficha, sino también en todos los documentos (facturas, pedidos, albaranes, inventarios…) de forma automática.
Utilidades contables y fiscales
Algunos informes son útiles para el cumplimiento de obligaciones de caracter fiscal.
Esos son los que se han incluido en este apartado.
Libro de registro de facturas emitidas
El informe de registro de facturas emitidas permite obtener un listado de las facturas emitidas conforme a diversos criterios ordenaciones y márgenes.
Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes puede consultarlo haciendo click aquí.
Tenga en cuenta:
- Puede haber varios formatos de un mismo informe lo que significa diferentes presentaciones de datos.
- Puede haber diferentes ordenaciones.
- Considere qué series de facturas desea incluir o no en este informe.
Libro de registro de facturas recibidas
El informe de registro de facturas recibidas permite obtener un listado de las facturas recibidas conforme a diversos criterios ordenaciones y márgenes.
Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes puede consultarlo haciendo click aquí.
Tenga en cuenta:
- Puede haber varios formatos de un mismo informe lo que significa diferentes presentaciones de datos.
- Puede haber diferentes ordenaciones.
- Considere qué series de factura desea incluir o no en este informe.
Operaciones de más de 3.005,06€
El informe de operaciones de más de 3005,06€ permite obtener un listado de los clientes o de los proveedores con los que se han mantenido en el periodo indicado, operaciones por un importe superior acumulado al importe que se seleccione.
Para ver un mayor detalle en cómo funcionan los informes puede consultarlo haciendo click aquí.
Tenga en cuenta:
- Considere qué series de factura desea incluir o no en este informe.
- Podrá elegir tanto el periodo de fechas a considerar como el importe acumulado que define si se muestra en el informe o no.
- Debe seleccionar y obtener un informe para compras y otro para ventas
Fecha de auditoría
La fecha de auditoróa permite definir una fecha que determina que no se podrán modificar los documentos con fecha anterior a ella.
De ese modo, si por razón de que se haya verificado, contabilizado, comprobado, auditado, o por cualquier otra causa, se desea bloquear la posibilidad de modificar los documentos anteriores a una fecha, basta con establecer en este apartado una fecha de auditoría.
Una vez establecida, cuando se seleccione un documento de fecha anterior aparecerá un aviso indicando que no se permitirán modificaciones en ese documento por ser anterior a la fecha de auditoría.
La fecha del documento se mostrará resaltada y el aviso se podrá leer cuando se sitúe el cursor sobre la fecha.
Los documentos afectados son:
- pedidos de compra
- albaranes de compra
- facturas de compra
- pedidos de venta
- albaranes de venta
- facturas de venta
- movimientos de banco/caja
- efectos
Así, no podrá haber modificaciones o nuevos movimientos o documentos de los indicados en la lista anterior si su fecha es anterior o igual a la establecida con «fecha de auditoría».
Tenga en cuenta que sí podrá servir pedidos anteriores a la fecha de auditoría si el albarán en el que se sirven es posterior a esa fecha. Lo mismo ocurre con los albaranes anteriores, si se facturan en fecha posterior o con los cobros, pues será posible cobrar o pagar un documento de cualquier tipo anterior a la fecha de auditoría, siempre que el cobro se produzca en una fecha posterior.
Para establecer la fecha de auditoría se solicita un usuario y clave. Ese usuario y clave son los que corresponden al administrador.
Cambio Clave de usuario
Es posible cambiar la clave del usuario con el que se encuentra conectado a Ambar Cloud en este apartado.
De ese modo cada usuario puede tener una clave especial y distinta elegida por él mismo.
Para ello basta con introducir de nuevo la claved antigua, y dos veces (para chequeo) la clave nueva.
Si se olvidase la clave de acceso, sería necesario regenerar la clave en el menú de entrada.
Mantenimiento de usuarios
En este apartado es posible crear o eliminar nuevos usuarios, y determinar para cada uno de ellos, a qué apartados puede acceder y a cuáles no.
Crear usuario
Con el botón «Crear usuario» se puede añadir un usuario nuevo al sistema.
Se introducirá un nombre para el usuario, además de un email y clave.
Podrá haber dos usuarios con el mismo nombre (aunque no sea recomendable) pero no con el mismo email.
Un usuario nuevo tiene acceso a todas las opciones salvo a aquellas para las que se bloquee el acceso.
Editar usuario
Pulsando en editar usuario es posible modificar los datos de nombre email y clave de un usuario ya existente.
Eliminar usuario
Se puede eliminar un usuario situándose sobre el nombre del usuario y pulsando este botón.
Ambar Cloud comprobará que siempre haya por lo menos un usuario existente.
Edición de permisos
Un usuario recién creado tiene permiso para acceder a todas las opciones de Ambar Cloud.
Para impedir el acceso a un apartado del programa basta con chequear sobre la casilla de bloqueo de ese apartado. Si se chequea de nuevo el acceso estará permitido.